Bescherming van persoonsgegevens

Inleiding

Bij Virelancrest vinden wij het belangrijk dat klanten begrijpen welke persoonsgegevens worden gebruikt wanneer zij onze webshop bezoeken, een bestelling plaatsen of contact opnemen met onze klantenservice. Wij behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en streven ernaar alleen gegevens te verwerken die nodig zijn voor een duidelijk omschreven doel.

Deze privacyverklaring beschrijft hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, bewaard en beschermd. Daarbij houden wij rekening met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke privacywetgeving.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de exploitant van deze webshop, die onder de handelsnaam Virelancrest opereert.

Contactgegevens

Handelsnaam: Virelancrest

E-mailadres: customer@virelancrest.com

Telefoonnummer: +81 996-28-7341

Postadres:

12394-4 Hamagajo
Ichikikushikino-shi, Kagoshima 896-0069
Japan

Klantenservice: maandag tot en met vrijdag, van 09:00 tot 18:00 uur.

Indien voor onze activiteiten binnen de Europese Unie een vertegenwoordiger in de EU wettelijk verplicht is, moeten de toepasselijke contactgegevens afzonderlijk worden verstrekt.

Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van uw contact met onze webshop kunnen wij verschillende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Gegevens die u zelf verstrekt

Dit kunnen uw naam, factuuradres, afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van berichten aan onze klantenservice zijn. Wanneer u een bestelling plaatst, verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om uw bestelling te identificeren en af te handelen.

Bestel- en transactiegegevens

Wij kunnen informatie bewaren over bestelde artikelen, ordernummers, bestelbedragen, betalingsstatus, retouraanvragen, terugbetalingen en relevante communicatie over uw aankoop.

Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt via de betaalmethoden die tijdens het afrekenen daadwerkelijk beschikbaar zijn. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode ontvangen wij bijvoorbeeld een betalingsbevestiging, transactie-ID of statusinformatie. Volledige kaartgegevens worden niet door ons opgeslagen, tenzij onze feitelijke betaalinfrastructuur dit uitdrukkelijk vereist en dit rechtmatig gebeurt.

Technische en gebruiksgegevens

Wanneer u onze webshop bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, apparaattype, browserinformatie, tijdstippen van verzoeken en gegevens die nodig zijn om de website veilig en goed te laten functioneren. Cookies of vergelijkbare technologieën kunnen aanvullende informatie verzamelen, afhankelijk van uw instellingen en toestemming waar die wettelijk vereist is.

Wij vragen u geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor een specifieke situatie en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met onze dienstverlening of een andere geldige wettelijke grondslag hebben.

Bestellingen en levering

Om bestellingen te bevestigen, producten te verzenden, aflevergegevens te controleren, de bestelstatus door te geven en vragen over de levering te behandelen.

Betalingen en terugbetalingen

Om betalingen te controleren, fraude en onjuiste transacties te helpen voorkomen en terugbetalingen of betalingsgeschillen af te handelen.

Klantenservice en klachten

Om vragen over producten, beschadigde of verkeerd geleverde artikelen, retouren, annuleringen en terugbetalingen te beantwoorden en relevante dossiers bij te houden.

Wettelijke en administratieve verplichtingen

Om te voldoen aan toepasselijke boekhoudkundige, fiscale, consumentenrechtelijke en andere wettelijke verplichtingen.

Beveiliging en verbetering van de webshop

Om technische storingen te onderzoeken, misbruik tegen te gaan, de betrouwbaarheid van de webshop te bewaken en de gebruikerservaring te verbeteren, voor zover daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Communicatie en marketing

Wij kunnen serviceberichten sturen die noodzakelijk zijn voor uw bestelling of klantenservice. Reclame- of promotieberichten worden alleen verstuurd wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, indien vereist, vooraf toestemming is verkregen. U kunt zich afmelden voor marketingberichten wanneer deze mogelijkheid van toepassing is.

Op welke wettelijke grondslagen baseren wij ons?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens nodig zijn om uw bestelling uit te voeren, een levering te organiseren of een terugbetaling te verwerken.

Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten bewaren of verstrekken om aan toepasselijke wetgeving te voldoen.

Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze webshop, het behandelen van geschillen en het voorkomen van misbruik, mits uw rechten en belangen niet zwaarder wegen.

Toestemming: wanneer u toestemming geeft voor een verwerking waarvoor de wet toestemming vereist, zoals bepaalde niet-noodzakelijke cookies of marketingactiviteiten.

Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u deze toestemming intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Met wie kunnen wij gegevens delen?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen onafhankelijke marketingdoeleinden.

Voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, kunnen gegevens worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers:

Vervoerders en logistieke dienstverleners, om bestellingen te verzenden, afleveringen uit te voeren en bezorgproblemen te onderzoeken.

Betaalverwerkers en financiële dienstverleners, om betalingen, terugbetalingen en controles op verdachte transacties af te handelen.

IT-, hosting- en beveiligingsdienstverleners, om de webshop te laten functioneren, technische problemen op te lossen en de beveiliging te ondersteunen.

Klantenservice- en communicatiepartners, indien dergelijke diensten daadwerkelijk worden gebruikt om klantvragen te behandelen.

Overheidsinstanties, toezichthouders of juridische adviseurs, wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wij streven ernaar dat dienstverleners alleen toegang krijgen tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun opdracht. Wanneer een dienstverlener als verwerker optreedt, worden waar wettelijk vereist passende afspraken over gegevensbescherming gemaakt.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Omdat onze contactgegevens en het vestigingsadres in Japan liggen en sommige dienstverleners mogelijk in andere landen actief zijn, kunnen persoonsgegevens buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Bij een doorgifte waarop hoofdstuk V van de AVG van toepassing is, zorgen wij ervoor dat een geldige doorgiftegrondslag wordt gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of, wanneer nodig, een andere wettelijk toegestane waarborg, zoals standaardcontractbepalingen.

Waar de wet dit vereist, beoordelen wij ook of aanvullende maatregelen nodig zijn om persoonsgegevens passend te beschermen.

Voor informatie over de waarborgen die op een specifieke doorgifte van toepassing zijn, kunt u contact met ons opnemen.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

Bestel- en factuurgegevens kunnen bijvoorbeeld worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en de toepasselijke fiscale of boekhoudkundige verplichtingen.

Correspondentie met de klantenservice kan worden bewaard zolang dit nodig is om een vraag, klacht, retour of geschil af te handelen en de uitkomst daarvan te documenteren.

Technische gegevens en beveiligingslogboeken worden bewaard zolang zij nodig zijn voor beveiliging, probleemoplossing of een ander gerechtvaardigd doel.

Gegevens die uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, worden verwijderd of niet langer op die grondslag gebruikt wanneer de toestemming wordt ingetrokken, tenzij een andere geldige rechtsgrond van toepassing is.

De daadwerkelijke bewaartermijn hangt af van de aard van de gegevens, het verwerkingsdoel en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze webshop kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om essentiële functies te ondersteunen, uw voorkeuren te onthouden, het gebruik van de website te analyseren of marketingactiviteiten mogelijk te maken.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor een dienst waarom u uitdrukkelijk hebt gevraagd, kunnen worden gebruikt voor zover de wet dit toestaat. Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

U kunt uw cookievoorkeuren wijzigen of eerder gegeven toestemming intrekken via de beschikbare instellingen voor cookievoorkeuren, indien aanwezig. U kunt ook de instellingen van uw browser gebruiken om cookies te beheren. Het blokkeren van bepaalde cookies kan invloed hebben op de werking van onderdelen van de webshop.

Hoe beschermen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste wijziging en onrechtmatige openbaarmaking.

De maatregelen kunnen, afhankelijk van de gebruikte systemen, bestaan uit toegangsbeperkingen, beveiligde verbindingen, beperkte toegang tot klantgegevens en procedures voor het behandelen van beveiligingsincidenten.

Geen enkele methode voor gegevensoverdracht of elektronische opslag biedt absolute zekerheid. Wanneer zich een datalek voordoet, beoordelen wij de situatie en nemen wij de maatregelen die de toepasselijke wetgeving vereist, waaronder melding aan de bevoegde toezichthouder en, indien nodig, kennisgeving aan betrokken personen.

Uw rechten volgens de AVG

Afhankelijk van de omstandigheden en de wettelijke voorwaarden kunt u de volgende rechten uitoefenen:

Recht op inzage: u kunt vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken en om een kopie van die gegevens verzoeken.

Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.

Recht op gegevenswissing: u kunt in bepaalde situaties verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking: u kunt in bepaalde omstandigheden vragen de verwerking tijdelijk te beperken.

Recht op overdraagbaarheid: voor gegevens die aan de wettelijke voorwaarden voldoen, kunt u verzoeken deze in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of aan een andere verantwoordelijke over te dragen.

Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd. Tegen direct marketing kunt u te allen tijde bezwaar maken.

Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Rechten rond geautomatiseerde besluitvorming: wanneer wettelijk relevante besluiten uitsluitend geautomatiseerd worden genomen en de toepasselijke voorwaarden zijn vervuld, kunt u de rechten uitoefenen die de AVG daarvoor biedt.

Om uw verzoek te behandelen, kunnen wij u vragen voldoende informatie te verstrekken om uw identiteit te controleren. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor zover dat nodig is om uw verzoek veilig af te handelen.

Wij beantwoorden verzoeken binnen de termijn die de AVG voorschrijft. In beginsel is dit binnen één maand na ontvangst. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd. Indien wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, leggen wij de reden uit, voor zover de wet dit vereist.

Klachten indienen

Als u vragen of zorgen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u eerst contact met ons opnemen via customer@virelancrest.com. Wij zullen uw melding beoordelen en proberen uw zorgen op een passende manier te behandelen.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Voor personen in Nederland is dit doorgaans de Autoriteit Persoonsgegevens. Afhankelijk van uw situatie kunt u ook contact opnemen met de toezichthouder die volgens de AVG bevoegd is.

Privacy van minderjarigen

Onze webshop is gericht op algemene consumenten en is niet specifiek bedoeld om persoonsgegevens van kinderen te verzamelen. Als u vermoedt dat een minderjarige persoonsgegevens heeft verstrekt zonder de vereiste toestemming of wettelijke grondslag, neem dan contact met ons op zodat wij de situatie kunnen beoordelen.

Links naar externe websites

Onze webshop kan links bevatten naar websites of diensten van derden. Zodra u een externe website bezoekt, is het privacybeleid van die partij mogelijk van toepassing op de verdere verwerking van uw gegevens. Wij adviseren u het privacybeleid van de betreffende aanbieder te raadplegen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte technologie of de toepasselijke wetgeving verandert. De bijgewerkte versie wordt op deze pagina gepubliceerd met een aangepaste datum wanneer dat passend is.

Wij raden u aan deze verklaring af en toe opnieuw te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.